報告書 書き方
報告書で書き方が冴える文章術
報告書の書き方の順序や研修、事故などに必要な文章術を公開。
報告書の書き方は簡単な工夫でより分かりやすく
報告書の書き方について説明したいと思います。報告書というのは上司などからの指示を受けてした時などその業務の報告をするためのものです。報告を口頭ではなく文書にして報告するということは、その報告内容が上、トップの方までいく場合とか記録しなければいけないとか保存しなければいけない時とか、会議などの大勢に報告する場合に必要になります。どんな場合の報告書にしてもやはり読む側にとって読みやすくなければいけません。特に上司は報告を受ける側になるのでたくさんの報告書に目を通さなければいけないのでできるだけ解かりやすく簡潔に作成し提出するようにしたほうが良いと思います。また誰が呼んでも同じ解釈ができるような書き方にしなければいけません。ダラダラと文書を書かず、読みやすい字体にすることも大切です。項目ごとに見出しを付けるだけでもぐんと読みやすくなります。また文章にしなくても箇条書きにしてまとめるのも読みやすくなるのではないでしょうか。
報告書の書き方に必要な注意点
報告書の書き方の注意点について説明したいと思います。報告書というのはそのした内容などを報告するわけですから事実を正確に伝えることが重要ですし、金額やデータの数値などの数字は必ず正確に記さなければいけません。報告内容も曖昧な中途半端な言葉や表現の書き方はしてはいけません。報告内容が正確に伝わるように気をつけましょう。報告書をいきなり書き始めるのではなくてまず書き方としては、報告書の目的と何処に誰に提出するのか、過去の経緯や今がどうなっているのかなどを十分把握してから取り掛かるようにします。報告の内容はいつ、どこで、誰が、何故、どのように、いくらといったいわゆる５Ｗ２Ｈですね、これを押さえてわかりやすく簡潔に文章を書くようにしましょう。文章にしなくても、短い文で箇条書きにしても読みやすいと思います。いくつか項目に分けて見出しをつけても読みやすいですね。報告書の書き方のワンポイントアドバイスとして写真や表、図がある場合には添付書類有りとして出所も書いておくようにすると良いでしょう。
会議での報告書の書き方
報告書にもいろいろな報告書があって、会議報告書の書き方について説明したいと思います。会議報告書というのは会議に出ていない人や上司の代わりに会議に出た場合などに会議の概要や審議事項、決定事項などを知らせるために作成し提出します。会議報告書の書き方としてはその会議の議題、会議が行われた日付、会議が行われた場所、会議に出席した人、会議の内容で項目を作り、箇条書きでわかりやすく簡潔にまとめるようにします。報告内容で、決定事項が多い場合はさらに短く箇条書きにして書くと読みやすくわかりやすくなると思います。長々と文章で説明すると結局何が言いたいのかということになってきますから、短く要点がわかるようにまとめるようにしましょう。いきなり会議報告書を作成するのではなく一度内容をかきだしてみて下書きをしてみると自分も読み直すことができ間違いも発見できると思います。また報告書の書き方で最後には｢以上｣と付けるようにしましょう。